L’Assistante de Direction assure un grand nombre de tâches au sein de l’école. Une responsabilité qui demande de l'organisation et une disponibilité pour répondre aux demandes des élèves, des parents et des enseignants.

Le travail de l’assistante de direction est essentiel au bon fonctionnement de l’école. Elle permet la liaison entre tous les intervenants sur place ainsi qu'avec les parents ou les autres services. Ces missions sont très nombreuses.

L’assistante de direction doit avoir beaucoup de rigueur et d'organisation : elle doit anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier. Elle doit aussi avoir un esprit de synthèse et de discernement qui lui permettra de déceler les tâches urgentes et les tâches secondaires. Il lui sera aussi nécessaire d'avoir une grande faculté d'adaptation.

Elle fera preuve d’une grande discrétion et d’un devoir de réserve. Elle est tenue au secret professionnel et s’engage à ne pas divulguer toute information confidentielle dont elle pourra avoir eu connaissance.

Ce qui est attendu de notre assistante de direction :

Ø Des aptitudes relationnelles :

• sens relationnel,
• esprit d’équipe,
• aisance relationnelle,
• qualité d’écoute,
• diplomatie,
• sens du service,
• sens du contact,
• autorité naturelle.

Ø Des qualités personnelles :

• rigueur,
• souplesse,
• discrétion,
• disponibilité,
• dynamisme,
• capacité d’adaptation,
• polyvalence,
• organisation,
• méthode,
• autonomie,
• sens de l’initiative.
• réactivité,

Ø Des qualités intellectuelles :

• ouverture d’esprit,
• bon esprit d’analyse,
• sens de la réflexion,
• intelligence des situations,
• bonne culture générale,
• capacités rédactionnelles.

Ø Une qualité extérieure :

• bonne présentation.

Ø Une force intérieure :

• bonne gestion du conflit
• résistance au stress
• stabilité émotionnelle
• gestion des priorités

Ø Des compétences professionnelles techniques :

• maîtrise des logiciels bureautiques,
• maîtrise des nouvelles technologies,
• bilingue

Le quarté gagnant comprend le sens relationnel, la rigueur, la discrétion et l’organisation.

Missions de l’assistante de direction

1)           ACCUEIL

·         Accueil du public : élèves, responsables légaux, personnels.

·         Accueil téléphonique : traitement des appels et/ou réorientation

·         Liaison avec les services du GSR

·         Accueil des nouveaux enseignants et aide pour une meilleure installation.

2)           SUIVI

·         Gestion des nouvelles inscriptions d’élèves

·         Gestion du courrier postal, électronique, interne et externe (enregistrement, suivi, diffusion, envoi)

·         Communication interne : diffusion des informations

·         Tout document à remettre aux familles sera transmis par l’attachée de direction aux assistants d’éducation.

·         Aide à l’organisation des tests d’entrée

·         Suivi auprès des familles

·         Gestion des dossiers des élèves et actualisation

·         Actualisation des changements d’adresse et de téléphone des parents d’élèves

·         Gestion des dossiers professionnels des personnels et actualisation

·         Centralisation des dossiers d’Accidents d’élèves (en lien avec l’Infirmière scolaire), des exclusions temporaires et des procédures disciplinaires (en lien avec la Vie Scolaire)

·         Rédaction d’un Rapport Hebdomadaire de la vie de l’école à transmettre au Directeur qui enverra ensuite à la Direction Générale.

3)           Aide au Directeur

·         Prises de rendez-vous et tenue de l’agenda partagé du Directeur

·         Planification des réunions internes et externes

·         Etre l’intermédiaire entre les parents et le directeur

·         Assister le directeur dans l’organisation quotidienne de son travail

·         Préparer les listes d’émargement pour toute réunion organisée

·         Réaliser et ventiler les convocations pour les réunions du Conseil d’Ecole ou d’autres réunions spécifiques.

·         Planification et mise en œuvre d’évènements

·         Rôle d’alerte auprès du Directeur. Faire remonter au directeur toute information nécessaire au bon fonctionnement de l’école et tout évènement ou incident qui s’y est déroulé.

·         Aide à la gestion des pénalités de retard des familles.

4)           TRAITEMENT

·         Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers…

·         Préparation et suivi de dossiers

·         Reproductions de documents

·         Classement et archivage des documents

·         Gestion des fournitures de bureau

·         Préparation des élections des parents au Conseil d’Ecole et au Conseil d’Etablissement

·         Organiser les remplacements des enseignants absents (stages, maladie, maternité, réunions…)

·         S’assurer que chaque personnel absent a bien complété sa fiche de Régularisation d’Absence après chaque absence. La transmettre au directeur.

·         Gestion des demandes de transfert des élèves vers d’autres écoles AEFE ou OSUI

·         Gestion des demandes de transfert des élèves vers une autre école GSR.

·         Certificats de scolarité à destination des familles

·         Certificats de radiation d’élèves (Exeat).

5)           SAVOIR-ÊTRE

·         Sens du service public

·         Sens des relations humaines. Sens du relationnel.

·         Sens de l’écoute. Non intervention et pas d’avis personnel.

·         Sens de l’organisation

·         Maîtrise de soi

·         Discrétion

·         Rigueur

·         Neutralité

·         Inscription dans les grandes valeurs de l’école

·         Autonomie

·         Discernement

·         Sens des initiatives dans l’exercice de sa fonction

·         Bon esprit d’analyse et de synthèse

·         Esprit d’équipe

·         Adaptabilité à des méthodes de travail spécifique

·         Qualités d’organisation et de discrétion

·         Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées.

·         Rigueur, transmission des connaissances

·         Hiérarchisation des priorités

·         Anticipation des situations difficiles ou potentiellement conflictuelles

·         Disponibilité et contraintes de présence (réunions, tests d’entrée, journées portes ouvertes, semaines pédagogiques…)